Οδηγός Καλών Πρακτικών Συμμετοχικών Διαδικασιών
Η αποτελεσματική συμμετοχή αποτελεί τη γέφυρα που μπορεί να φέρει σε επαφή όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη και να οικοδομήσει σχέσεις εμπιστοσύνης σε μια κοινότητα. Η ανάπτυξη συμμετοχικών διαδικασιών και οργανωμένης διαβούλευσης, για κρίσιμα συλλογικά ζητήματα μιας κοινότητας, μπορεί να λειτουργήσει ως χρήσιμο εργαλείο για τους φορείς λήψης αποφάσεων που επιθυμούν την ελαχιστοποίηση των συγκρούσεων και την προώθηση εφαρμόσιμων, βιώσιμων πολιτικών.
Η ανάπτυξη και εφαρμογή μιας ολοκληρωμένης συμμετοχικής διαδικασίας για το σχεδιασμό και τη διαχείριση μιας Θαλάσσιας Προστατευόμενης Περιοχής (ΘΠΠ) απαιτεί ένα πολυεπίπεδο και δομημένο πλαίσιο ενεργειών. Με βάση την εμπειρία του WWF Ελλάς από τη λειτουργία της Επιτροπής Συνδιαχείρισης και των επιμέρους συμμετοχικών διαδικασιών που χρησιμοποιήθηκαν στην περίπτωση της Γυάρου, διαμορφώθηκε ο παρακάτω Οδηγός Καλής Πρακτικής, με στόχο να συμβάλει στη δημιουργία ενός συνεκτικού δικτύου, αποτελεσματικά διαχειριζόμενων ΘΠΠ στη χώρα μας.
Ο Οδηγός Καλής Πρακτικής διαρθρώνεται σε τρεις βασικές φάσεις:
Κάθε φάση έχει τη δική της σημασία και συμβολή στην αποτελεσματικότητα του προγράμματος.
Εισαγωγή
Γενικά για τις Συμμετοχικές Διαδικασίες
Συμμετοχή Κοινού & Συμμετοχικές Διαδικασίες Λήψης Αποφάσεων
Σε μια εποχή έντονων κοινωνικών, οικονομικών και πολιτικών αντιπαραθέσεων, η σημασία της ενεργοποίησης πολιτών και ενδιαφερόμενων φορέων που ενημερώνονται και συμμετέχουν δυναμικά στα κοινά αναγνωρίζεται -σε διεθνές, ευρωπαϊκό και εθνικό επίπεδο- ως ιδιαιτέρως καθοριστικής σημασίας παράγων για την προώθηση της βιωσιμότητας, του αποτελεσματικού σχεδιασμού και της επίτευξης ουσιαστικών λύσεων σε κάθε είδους πρόκληση.
Όροι και Έννοιες της Συμμετοχής
Ανάλογα με την περίσταση, η Συμμετοχή του Κοινού μπορεί να καλύψει ένα ευρύ φάσμα των αλληλεπιδράσεων μεταξύ των ενδιαφερόμενων μερών (stakeholders), αξιοποιώντας μια ποικιλία προσεγγίσεων, από τη μονόδρομη επικοινωνία ή την απλή παροχή πληροφοριών, τη διαβούλευση, τη συμμετοχή και τη συνεργασία στη λήψη αποφάσεων, έως και την εξουσιοδοτημένη δράση σε άτυπες ομάδες ή επίσημες συνεργασίες. Ο πολύ ευρύς όρος Κοινό χρησιμοποιείται για να προσδιορίσει τις ομάδες εμπλεκόμενων φορέων, ομάδες με κοινά ενδιαφέροντα, ομάδες πολιτών (π.χ. γεωγραφικά ορισμένες κοινότητες), ή ομάδες ταυτότητας (όπως επαγγελματικές ή αθλητικές κοινότητες). Η Συμμετοχή του Κοινού είναι επομένως, μια δομημένη διαδικασία, με τον ειδικό σκοπό της εργασίας με τις προσδιορισμένες ομάδες εμπλεκόμενων, για την αντιμετώπιση των θεμάτων που τους επηρεάζουν.
Τα Οφέλη της Δομημένης Συμμετοχής
Η συμμετοχή καθιστά δυνατή την κινητοποίηση και την πλήρη αξιοποίηση των γνώσεων, των δεξιοτήτων και των πόρων των εμπλεκόμενων φορέων και της εκάστοτε κοινότητας. Ουσιαστικά, το κύριο όφελος που απορρέει από τη συμμετοχή όλων των ενδιαφερόμενων μερών είναι η ενίσχυση της αποτελεσματικότητας της αναληφθείσας, κάθε φορά, πρωτοβουλίας.
Άλλο σημαντικό όφελος είναι η αποτελεσματικότερη χρήση των πόρων. Οι γνώσεις και οι δεξιότητες των ενδιαφερόμενων μερών συμβάλλουν στην ελαχιστοποίηση της σπατάλης των πόρων και στην επίτευξη σημαντικών αποτελεσμάτων. Αυτό, ωστόσο, που έχει μεγάλη σημασία είναι το γεγονός ότι η ευρεία συμμετοχή αποτελεί τη μοναδική εγγύηση βιωσιμότητας κάθε πρωτοβουλίας. Όταν οι πολίτες λαμβάνουν πρωτοβουλίες ή συμμετέχουν στη διαμόρφωσή τους, όταν επενδύουν σε αυτές τις ελπίδες και τους πόρους τους, τότε είναι πιθανότερο να ενδιαφερθούν για τη βιωσιμότητά τους μακροπρόθεσμα.
Κατ’ επέκταση, η συμμετοχή των ενδιαφερόμενων (stakeholders) δημιουργεί και ενισχύει την αίσθηση της ιδιοκτησίας σε προτεινόμενες λύσεις ή μελλοντικά σχέδια, καθιστώντας τους μέτοχους στη λήψη αποφάσεων, με υψηλότερο επίπεδο ευθύνης για τη διαμόρφωση του μέλλοντός τους, ενώ παράλληλα, σε ατομικό επίπεδο, ενδυναμώνονται και αποκτούν δυναμική σχέση με τα ζητήματα που τους αφορούν.
Επιπροσθέτως, όσον αφορά στους φορείς που υλοποιούν ένα έργο, η συμμετοχή όλων των ενδιαφερόμενων βελτιώνει την ποιότητα των έργων και των πολιτικών που αναπτύσσουν οι φορείς, καθιστώντας τες, πιο πρακτικές, ρεαλιστικές και σχετικές με τις τοπικές συνθήκες. Επίσης, η αμφίδρομη επικοινωνία συμβάλλει στην ανάδειξη ζητημάτων αιχμής, δίνοντας τη δυνατότητα στους φορείς για άμεση αντιμετώπιση, μειώνοντας την πιθανότητα συγκρούσεων και ενισχύει την εικόνα των φορέων, ως ανοιχτοί, υπεύθυνοι και πρόθυμοι να ακούσουν.
Συμμετοχικές Διαδικασίες στην Περίπτωση της Γυάρου
Στην περίπτωση της Γυάρου, το WWF Ελλάς, ως συντονιστής του προγράμματος CYCLADES LIFE, σε συνεργασία με τους υπόλοιπους εταίρους του προγράμματος (το Υπουργείο Περιβάλλοντος, Ενέργειας και Κλιματικής Αλλαγής, η Αποκεντρωμένη Διοίκηση Αιγαίου, η Αναπτυξιακή Εταιρία Κυκλάδων, το Χαροκόπειο Πανεπιστήμιο, το ιταλικό ερευνητικό ινστιτούτο Tethys, η ΜΟm/Εταιρία για τη Μελέτη και Προστασία της Μεσογειακής Φώκιας), αποφάσισε να προχωρήσει στο σχεδιασμό της, υπό διαμόρφωσης, νέας θαλάσσιας προστατευόμενης περιοχής με συμμετοχικές διαδικασίες εμπλέκοντας, τους κύριους και άμεσα εμπλεκόμενους με την περιοχή, φορείς και χρήστες.
Η απόφαση συμπερίληψης συμμετοχικών διαδικασιών στο σχεδιασμό της προστατευόμενης περιοχής Γυάρου πρόκυψε ως μια καινοτόμα αλλά αναγκαία εναλλακτική, που θα έπρεπε να δοκιμαστεί ως λύση στο πρόβλημα ότι στη χώρα μας οι προσπάθειες θεσμοθέτησης προστατευόμενων περιοχών την τελευταία 20ετία αποτύγχαναν, κυρίως, λόγω τοπικών αντιδράσεων και συγκρούσεων, όταν οι Ειδικές Περιβαλλοντικές Μελέτες, που η νομοθεσία προβλέπει ως τη βασική προϋπόθεση για την τεκμηρίωση και πρόταση μέτρων προστασίας για μια περιοχή, αναρτιούνταν για μικρό χρονικό διάστημα για δημόσια διαβούλευση.
Η προβλεπόμενη από τη νομοθεσία διαδικασία, που βασίζεται σε μια «από πάνω προς τα κάτω» (top-down) λογική ήταν φανερό ότι δεν λειτουργούσε στην πράξη αφού δεν προέβλεπε ουσιαστικό και δομημένο διάλογο με τους εμπλεκόμενους φορείς και χρήστες της περιοχής με αποτέλεσμα να εμφανίζονται στο τέλος της διαδικασίας συγκρούσεις και αντιδράσεις, όπου συχνά οι ηγεσίες των αρμόδιων υπουργείων δεν μπορούσαν να τις επιλύσουν και έτσι πολλές προτάσεις προστασίας δεν προχωρούσαν στην τελική θεσμοθέτηση μιας περιοχής και έμεναν σε εκκρεμότητα για δεκαετίες.
Για να αντιμετωπίσουν το πρόβλημα αυτό, οι εταίροι του προγράμματος επέλεξαν να δοκιμάσουν μια «από κάτω προς τα πάνω» (bottom-up) προσέγγιση, με στόχο να εμφανιστούν άμεσα οι όποιες διαφωνίες ή/και συγκρούσεις και να υπάρχει ο απαραίτητος χρόνος και η κατάλληλη διαδικασία να τις διαχειριστούν και να τις επιλύσουν.
Έτσι, δημιουργήθηκε ένα άτυπο σχήμα διαβούλευσης, η Επιτροπή Συνδιαχείρισης Γυάρου, στο οποίο συμμετείχαν εθελοντικά εκπρόσωποι 15 διαφορετικών φορέων, δίνοντας σε αυτό το σχήμα έναν κομβικό ρόλο για τον σχεδιασμό της ΘΠΠ.
Περιεχόμενα
Σχεδιασμός
Η φάση του Σχεδιασμού είναι κρίσιμη για την ανάπτυξη μιας αξιόπιστης και αποτελεσματικής συμμετοχικής διαδικασίας ανεξαρτήτως της φύσης, του αντικειμένου ή του στόχου της. Το ίδιο ίσχυσε και στην περίπτωση της συμμετοχικής διαδικασίας που αποφάσισε το WWF Ελλάς να εφαρμόσει για τον σχεδιασμό των μέτρων προστασίας της περιοχής της Γυάρου.
Στη δική μας περίπτωση η φάση του σχεδιασμού ήταν ιδιαίτερα απαιτητική και περιλάμβανε:
- την λεπτομερή ανάλυση των εμπλεκόμενων και ενδιαφερόμενων φορέων σχετικών με την περιοχή,
- την εκτίμηση των απαραίτητων πόρων,
- την εύρεση των κατάλληλων εξωτερικών συνεργατών,
- την επιλογή των βέλτιστων, για την περίπτωση, πρακτικών και εργαλείων και
- τον προγραμματισμό των σταδίων και επιμέρους δράσεων των συμμετοχικών διαδικασιών.
Στο πλαίσιο αυτό, εντοπίστηκαν κρίσιμοι περιορισμοί και σχεδιάστηκαν ρεαλιστικά χρονοδιαγράμματα.
Η φάση του Σχεδιασμού ήταν αυτή που έθεσε τα θεμέλια για την ουσιαστική και πρακτική εφαρμογή της όλης συμμετοχικής διαδικασίας για την, από κοινού, διαμόρφωση των κατάλληλων και κοινά αποδεκτών μέτρων προστασίας για την περιοχή.
Στόχοι - Εμβέλεια
Οι στόχοι, το εύρος και η εμβέλεια μιας συμμετοχικής διαδικασίας ποικίλουν και διαφοροποιούνται σημαντικά, ανάλογα με το τι επιθυμεί να πετύχει και με βάση το πως επιλέγει να δομήσει τη διαδικασία ο φορέας που οργανώνει μια συμμετοχική διαδικασία. Είναι σημαντικό όμως να είναι σαφείς και να γίνουν ξεκάθαροι προς τους συμμετέχοντες στη διαδικασία από τον διοργανωτή φορέα, ποιος είναι ο σκοπός και ο στόχος της συμμετοχής τους, ποια είναι η εμβέλειά της, δηλαδή ποιοι και γιατί συμμετέχουν σε αυτή, καθώς και σε τι βάθος θα προχωρήσει η διαδικασία.
Στη δική μας περίπτωση, οι στόχοι που τέθηκαν εξ αρχής από το WWF Ελλάς ήταν δύο:
- η διαμόρφωση μιας ολοκληρωμένης και κοινά αποδεκτής πρότασης για τη θεσμοθέτηση ζωνών προστασίας και επιμέρους μέτρων προστασίας ανά ζώνη για το νησί της Γυάρου και τη θαλάσσια περιοχή στα 3 ναυτικά μίλια γύρω από αυτό, και
- η διαμόρφωση μιας, κοινά αποδεκτής, πρότασης για το σχήμα διακυβέρνησης, διοίκησης και διαχείρισης της νέας ΘΠΠ.
Με βάση την περίπλοκη φύση του αντικειμένου και τη συνθετότητα των συγκεκριμένων στόχων, αποφασίστηκε να εμπλακεί, είτε άμεσα, είτε έμμεσα, ο μέγιστος δυνατός αριθμός ενδιαφερόμενων φορέων -σχετικά με τη Γυάρο- και η διαδικασία να είναι εκτενής σε χρόνο και βάθος, ώστε να είναι εφικτό να διαμορφωθούν οι κατάλληλα τεκμηριωμένες προτάσεις για συζήτηση, επεξεργασία και συν-απόφαση.
Ανάλυση Εμπλεκόμενων Φορέων
Η ανάλυση των εμπλεκόμενων φορέων είναι απαραίτητο να είναι προσαρμοσμένη στους στόχους του εκάστοτε έργου, καθώς και στο πλαίσιο και στις ειδικότερες συνθήκες που αφορούν μια περιοχή. Αφού οριστούν οι στόχοι του έργου και της συμμετοχικής διαδικασίας, είναι απαραίτητο να διερευνηθούν και να αποτυπωθούν τα κύρια χαρακτηριστικά της εκάστοτε περιοχής, όπως:
- οικολογικά χαρακτηριστικά, οικοσυστημικές υπηρεσίες, προστατευτέα αντικείμενα, στόχοι διατήρησης, σημαντικά οικολογικά στοιχεία, πιθανές απειλές, υφιστάμενες χρήσεις γης,
- κοινωνικό-οικονομικά χαρακτηριστικά της περιοχής, απασχόληση/εργασία, καθώς και διοικητικά όρια (περιφέρειες, περιφερειακές ενότητες, δήμοι),
- οριζόντιες ρυθμίσεις και τυχόν ειδικό θεσμικό πλαίσιο για την εκάστοτε περιοχή.
Στη συνέχεια, θα πρέπει να προσδιορίζονται πιθανοί τρόποι με τους οποίους το έργο θα επιφέρει αλλαγές στα χαρακτηριστικά της περιοχής ενδιαφέροντος, ώστε στη συνέχεια να καταγραφούν όλες οι ομάδες που επηρεάζουν ή επηρεάζονται από αυτές τις αλλαγές.
Η ανάλυση των εμπλεκόμενων φορέων, περιλαμβάνει: α) την καταγραφή των εμπλεκόμενων και β) την αποτύπωση του ενδιαφέροντος και της εμπλοκής τους. Το βήμα αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό, καθώς διαμορφώνει και αποτελεί τη βάση για τα επόμενα βήματα της ανάλυσης και του σχεδιασμού. Όσο πιο αναλυτικός και πλήρης είναι ο εντοπισμός των εμπλεκόμενων και όσο πιο λεπτομερής και ακριβής είναι η αποτύπωση του ενδιαφέροντός τους, τόσο πιο σωστή θα είναι η ανάλυση των εμπλεκόμενων και τελικά χρήσιμη για την κατάλληλη επιλογή αυτών που θα συμμετέχουν στην συμμετοχική διαδικασία που έχει επιλεχθεί.
Στη δική μας περίπτωση, η ανάλυση ξεκίνησε αρκετούς μήνες νωρίτερα από την έναρξη του σχεδιασμού των συμμετοχικών διαδικασιών και στο σύνολό της διήρκησε περισσότερο από 9 μήνες.
Η Ομάδα Έργου, έχοντας διαθέσιμα τα στοιχεία για τα οικολογικά χαρακτηριστικά, τις πιθανές απειλές, τις υφιστάμενες χρήσεις, τα κοινωνικοοικονομικά χαρακτηριστικά, τις οριζόντιες ρυθμίσεις και το ειδικό θεσμικό πλαίσιο της περιοχής, τα οποία είχαν συλλεχθεί τα προηγούμενα 2 χρόνια στο πλαίσιο του προγράμματος CYCLADES LIFE, προχώρησε στην καταγραφή όλων των εμπλεκόμενων και ενδιαφερόμενων φορέων σχετικά με την ευρύτερη περιοχή της Γυάρου. Η καταγραφή διήρκησε αρκετούς μήνες και βασίστηκε σε βιβλιογραφική έρευνα και σε συνεντεύξεις με ποικίλους φορείς σε εθνικό, περιφερειακό (Νότιο Αιγαίο) και τοπικό επίπεδο (γειτονικά, στη Γυάρο, νησιά).
Η αναλυτική καταγραφή όλων των άμεσα και έμμεσα εμπλεκόμενων φορέων οδήγησε σε μια ιδιαίτερα εκτεταμένη λίστα, περισσότερων των 100 φορέων διεθνούς, εθνικής, περιφερειακής και τοπικής εμβέλειας που εκτιμήθηκε ότι ενδιαφέρονταν για την περιοχή της Γυάρου από πλευράς φυσικού περιβάλλοντος, ιστορικής μνήμης -δεδομένου του Ιστορικού Τόπου Γυάρου– και πολιτιστικών στοιχείων και θα επηρέαζαν ή θα επηρεάζονταν από τη θεσμοθέτηση της περιοχής ως ΘΠΠ, με βάση την εθνική περιβαλλοντική νομοθεσία.
Σε συνέχεια καταγράφηκαν αναλυτικότερα τα χαρακτηριστικά, η υφή και το είδος ενδιαφέροντος και της σχέσης τους με την περιοχή και εκτιμήθηκε ο βαθμός επιρροής (influence) κάθε εμπλεκόμενου φορέα, καθώς και ο πιθανός αντίκτυπος (impact) της δημιουργίας της ΘΠΠ Γυάρου σε κάθε εμπλεκόμενο φορέα και ομαδοποιήθηκαν σε άμεσους και έμμεσους εμπλεκόμενους φορείς.
Προϋποθέσεις/Περιορισμοί
Ο σαφής καθορισμός των προϋποθέσεων που προκύπτουν από το αντικείμενο και τον στόχο της συμμετοχικής διαδικασίας και η εκτίμηση των περιορισμών που προκύπτουν από τη φύση του φορέα που αναλαμβάνει ένα τέτοιο εγχείρημα και το πλαίσιο του προγράμματος, μέσω του οποίου υλοποιείται η συμμετοχική διαδικασία, είναι απαραίτητα για την επιτυχή υλοποίησή της. Στη φάση του σχεδιασμού, η έλλειψη σαφούς προσδιορισμού των κρίσιμων παραμέτρων, όπως ο χρόνος και οι διαθέσιμοι πόροι, μπορεί να δημιουργήσει εμπόδια, όπως ελλιπή χρηματοδότηση, ανεπαρκή στελέχωση και δυσκολίες στην υλοποίηση. Εξίσου σημαντικός είναι και ο σχεδιασμός ενός ρεαλιστικού χρονοδιαγράμματος, που πρέπει να λαμβάνει υπόψη του τους όποιους περιορισμούς και προϋποθέσεις, ώστε να επιτρέπει την ομαλή πορεία υλοποίησης της συμμετοχικής διαδικασίας και να προβλέπει ικανά χρονικά περιθώρια για την αντιμετώπιση πιθανών δυσκολιών (π.χ. διαχείριση συγκρούσεων, απρόβλεπτες εξελίξεις που επηρεάζουν τις σχέσεις των εμπλεκομένων, κλπ.).
Στη δική μας περίπτωση, οι βασικοί παράγοντες και οι προϋποθέσεις που έπρεπε να ληφθούν υπόψη προέκυπταν από το σύνθετο αντικείμενο και τους στόχους της συμμετοχικής διαδικασίας, καθώς και από το χρονοδιάγραμμα και την αλληλουχία των άλλων δράσεων του ευρύτερου χρηματοδοτούμενου έργου. Έτσι, κατά το σχεδιασμό, η Ομάδα Έργου έπρεπε να προδιαγράψει, κατάλληλα, την προετοιμασία της συμμετοχικής διαδικασίας, την έναρξη και τη λειτουργία της Επιτροπής Συνδιαχείρισης, ώστε να έχουν προηγηθεί οι περιβαλλοντικές και κοινωνικοοικονομικές έρευνες και η συλλογή στοιχείων για την περιοχή, που θα αποτελούσαν την επιστημονική βάση για τις συζητήσεις της Επιτροπής. Παράλληλα, η Επιτροπή θα έπρεπε να διαθέτει ικανό χρόνο για να λειτουργήσει και να επιτύχει τους στόχους της, αλλά και να έχει ολοκληρώσει το έργο της έγκαιρα, ώστε οι προτάσεις της να ενσωματωθούν στην Ειδική Περιβαλλοντική Μελέτη που θα συντασσόταν παράλληλα, για να κατατεθεί στο Υπουργείο Περιβάλλοντος προς έγκριση και μετέπειτα να δρομολογηθεί η επίσημη θεσμοθέτηση της ΘΠΠ, όπως προβλέπεται από την εθνική νομοθεσία.
Επιπρόσθετα, λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω, εκτιμήθηκαν και προγραμματίστηκαν οι απαραίτητοι πόροι (στελεχιακό δυναμικό, εξωτερικοί συνεργάτες, οικονομικός προϋπολογισμός κλπ.) που θα έπρεπε να επενδυθούν για να μπορέσει να υλοποιηθεί, ομαλά και αποτελεσματικά, η συμμετοχική διαδικασία, με δεδομένη την ανάγκη ενός διευρυμένου σχήματος διαβούλευσης όπως η Επιτροπή Συνδιαχείρισης, που θα έπρεπε να λειτουργήσει για ένα διάστημα περίπου 2 χρόνων, με τακτικές, δια ζώσης, συναντήσεις στη Σύρο.
Προσδιορισμός & Εύρεση Συνεργατών
Κατά το σχεδιασμό μιας σύνθετης και απαιτητικής συμμετοχικής διαδικασίας ο φορέας που έχει αναλάβει ένα τέτοιο έργο θα πρέπει να αναλύσει, να ορίσει και να επιλέξει το ανθρώπινο δυναμικό που θα αναλάβει την υλοποίησή της. Παράλληλα, θα πρέπει να αποφασίσει αν θα εμπλέξει και εξειδικευμένους εξωτερικούς συνεργάτες, όπως έναν εξωτερικό διαμεσολαβητή (facilitator). Ένας εξωτερικός διαμεσολαβητής, σε συνεργασία με τον φορέα υλοποίησης, μπορεί να συμβάλλει στο σχεδιασμό και να διευκολύνει στην εφαρμογή και την παρακολούθηση των συμμετοχικών διαδικασιών. Η συμβολή του ξεκινά από τον καθορισμό των στόχων της διαδικασίας και την ανάλυση των ενδιαφερόμενων μερών και συνεχίζει στην επιλογή και εφαρμογή κατάλληλων εργαλείων και τεχνικών, μέχρι την παρακολούθηση και αξιολόγηση της διαδικασίας. Δημιουργεί τις κατάλληλες συνθήκες και το πλαίσιο για την αποτελεσματική και ουσιαστική συμμετοχή και διαβούλευση μεταξύ των ενδιαφερόμενων μερών, καθώς λειτουργεί ως ουδέτερος ενδιάμεσος, μεταξύ του φορέα και των εμπλεκόμενων, σχετικά με τις ανάγκες σε πληροφόρηση και άλλα απαιτούμενα για την εύρυθμη λειτουργία και αξιολόγηση της πορείας και της αποτελεσματικότητας της διαδικασίας.
Στην δική μας περίπτωση, το πρώτο βήμα ήταν να εκτιμηθεί και να προσδιοριστεί το ανθρώπινο δυναμικό που θα εμπλέκονταν στο σχεδιασμό, την υλοποίηση και τη διαχείριση κάθε σκέλους των συμμετοχικών διαδικασιών, συμπεριλαμβανομένων της επαφής και διατήρησης της σχέσης συνεργασίας και συμμετοχής με τους εμπλεκόμενους, την πρακτική οργάνωση (logistics) των συμμετοχικών διεργασιών και συναντήσεων, την υλοποίηση και διαχείριση των συναντήσεων (γραμματεία, πρακτικά συναντήσεων κλπ.), την επικοινωνία και τη διάχυση των αποτελεσμάτων και την αξιολόγηση της όλης διαδικασίας.
Συνολικά, εκτιμήθηκε ότι για τα 3 χρόνια που θα διαρκούσε η όλη συμμετοχική διαδικασία θα απαιτούντο 4 διαφορετικοί συνεργάτες με διακριτούς ρόλους που αντιστοιχούσαν σε περίπου 0,8 ισοδύναμα πλήρους απασχόλησης (Full Time Equivalent).
Το δεύτερο και πιο σημαντικό βήμα ήταν η απόφαση να προσληφθεί μια εξωτερική, ειδική συνεργάτης στο αντικείμενο διαχείρισης συμμετοχικών διαδικασιών με το ρόλο της ανεξάρτητης διαμεσολαβήτριας και με στόχο να συμβάλει στο συγκεκριμένο εγχείρημα με πολλαπλούς τρόπους.
Σχεδιασμός & Κατάρτιση Αναλυτικού Χρονοδιαγράμματος
Το χρονοδιάγραμμα και ο κατάλληλος και αναλυτικός σχεδιασμός της συμμετοχικής διαδικασίας, αποτελούν κομβικής σημασίας εργαλεία για τη διασφάλιση της ομαλής και αποτελεσματικής υλοποίησης όλων των επόμενων σταδίων. Η κατάρτιση του χρονοδιαγράμματος πρέπει να γίνεται με βάση ρεαλιστικά δεδομένα, λαμβάνοντας υπόψη ότι οι συμμετέχοντες φορείς έχουν τα δικά τους προγράμματα και υποχρεώσεις και δεν είναι πάντα άμεσα διαθέσιμοι. Παράλληλα, πρέπει να προβλέπονται ικανά διαστήματα για την επιλογή και τον αναλυτικό σχεδιασμό των επιμέρους συμμετοχικών διαδικασιών.
Ο αναλυτικός σχεδιασμός και η καλή προετοιμασία των συμμετοχικών διαδικασιών διασφαλίζουν σε μεγάλο βαθμό την επιτυχία τους και αυτό απαιτεί την επένδυση ικανού χρόνου από τους διοργανωτές.
Στη δική μας περίπτωση, ο αρχικός σχεδιασμός για την υλοποίηση των συμμετοχικών διαδικασιών ξεκίνησε πιο αργά από ότι είχε προβλεφθεί και διήρκησε περίπου 6 μήνες. Ο χρόνος αυτός απαιτήθηκε για να μπορέσει η Ομάδα Έργου να έχει διαθέσιμα όλα τα απαραίτητα κοινωνικοοικονομικά δεδομένα της ευρύτερης περιοχής. Αφού τα μελετήσει, να προσδιορίσει τους εμπλεκόμενους, να έρθει σε αρχική επαφή μαζί τους και να σχεδιάσει τις επιμέρους ενέργειες προετοιμασίας και υλοποίησης των συμμετοχικών διαδικασιών (πολλές από τις οποίες είχαν σχεδιαστεί να γίνουν διαδικτυακά), καθώς και να εκτιμήσει το χρονοδιάγραμμα και τους πόρους που θα απαιτούνταν.
Πόροι και Προϋπολογισμός
Η λεπτομερής καταγραφή των απαραίτητων πόρων στη φάση σχεδιασμού μιας συμμετοχικής διαδικασίας πρέπει να περιλαμβάνει, τουλάχιστον, το ανθρώπινο δυναμικό που θα οργανώσει και θα υλοποιήσει τις συμμετοχικές δράσεις, τους ειδικούς εξωτερικούς συνεργάτες που θα εμπλακούν, τα υλικά και τα εργαλεία που θα χρησιμοποιηθούν, καθώς και κάθε άλλο έξοδο που θα απαιτηθεί κατά την υλοποίηση των συμμετοχικών δράσεων.
Στη δική μας περίπτωση, η ανάλυση και η καταγραφή των απαραίτητων πόρων και η κατάρτιση του αναλυτικού προϋπολογισμού αποτέλεσε το τελευταίο στάδιο του σχεδιασμού, με στόχο να έχουμε πλήρη εικόνα των απαιτήσεων και να διασφαλίσουμε ότι αυτοί θα ήταν διαθέσιμοι πριν την έναρξη των συμμετοχικών διεργασιών. Πιο αναλυτικά, ο προϋπολογισμός περιελάμβανε:
- το ανθρώπινο δυναμικό που ήταν απαραίτητο για την οργάνωση και υλοποίηση των συμμετοχικών διεργασιών (επαφές με εμπλεκόμενους, οργάνωση και υλοποίηση συναντήσεων, επικοινωνία και διάχυση αποτελεσμάτων, οικονομική διαχείριση, κλπ.),
- η συμμετοχή και η συμβολή της εξωτερικής ειδικής διαμεσολαβήτριας,
- τα κόστη ταξιδιού των συμμετεχόντων εκπροσώπων για τις συναντήσεις,
- η ενοικίαση χώρων συναντήσεων,
- τα ποικίλα υλικά και αναλώσιμα, καθώς και
- κάθε άλλο κόστος που μπορούσε να προβλεφθεί ότι θα προέκυπτε κατά την διάρκεια των συμμετοχικών διεργασιών.
Σε αυτά προστέθηκε και ένα ποσό της τάξης του 7% για έκτακτα/απρόβλεπτα έξοδα, καθώς η διάρκεια των συμμετοχικών διαδικασιών που σχεδιάζονταν ήταν μεγάλη και η πιθανότητα να προκύψουν έκτακτες ανάγκες ήταν σημαντική.
Ο συνολικός αρχικός προϋπολογισμός για τη διάρκεια των 3 χρόνων που προβλέπονταν να υλοποιηθούν οι συμμετοχικές διαδικασίες για το συν-σχεδιασμό της ΘΠΠ Γυάρου, υπολογίστηκε σε €220.000.
Έχοντας πλέον την πλήρη εκτίμηση των αναγκαίων πόρων, πάρθηκε η απόφαση να προχωρήσουμε άμεσα στην εφαρμογή, αφού οι πόροι ήταν διαθέσιμοι από τον ευρύτερο προϋπολογισμό του ευρύτερου προγράμματος CYCLADES LIFE. Σε άλλη περίπτωση, όταν πριν την έναρξη μιας εκτεταμένης συμμετοχικής διαδικασίας δεν είναι οι πόροι άμεσα διαθέσιμοι, οι διοργανωτές θα πρέπει να εξετάσουν πιο αποδοτικές εναλλακτικές ή/και να διερευνήσουν τη διαθεσιμότητα πόρων από την πλευρά των συμμετεχόντων (π.χ. διαθεσιμότητα δωρεάν χώρου, γραμματειακής υποστήριξης, εθελοντών, κλπ.).
Εφαρμογή
Στη δική μας περίπτωση, η εφαρμογή και υλοποίηση των συμμετοχικών διαδικασιών διήρκεσε περίπου 2,5 χρόνια (Οκτώβριος 2015 – Απρίλιος 2018) και συμπεριλάμβανε:
- την τελική επιλογή των άμεσα συμμετεχόντων και την επικοινωνία μαζί τους,
- την επιλογή των επιμέρους διαδικασιών και εργαλείων συμμετοχής,
- την προετοιμασία της ίδρυσης και λειτουργίας της Επιτροπής Συνδιαχείρισης Γυάρου,
- την προετοιμασία των συναντήσεων της Επιτροπής και τέλος
- την υλοποίησή τους.
Κρίσιμα σημεία κατά την εφαρμογή της όλης συμμετοχικής διαδικασίας ήταν επίσης η διαμόρφωση κλίματος εμπιστοσύνης μεταξύ των συμμετεχόντων και για την ίδια τη διαδικασία, η διαχείριση των προσδοκιών και η διασφάλιση της διαφάνειας μέσω της σταθερής και τακτικής επικοινωνίας με τους συμμετέχοντες φορείς, αλλά και προς τους υπόλοιπους ενδιαφερομένους φορείς και τις τοπικές κοινωνίες.
Τελική Επιλογή Συμμετεχόντων Φορέων
Η τελική επιλογή των συμμετεχόντων σε μια συμμετοχική διαδικασία είναι ιδιαίτερα κρίσιμη, αφού επηρεάζει καθοριστικά την επιτυχία της, ως προς το αποτέλεσμά της και την επίτευξη του στόχου που έχει τεθεί. Σημαντικά κριτήρια για την τελική επιλογή από την Ομάδα Έργου των συμμετεχόντων θα πρέπει να είναι η συμμετοχή των άμεσα εμπλεκόμενων και ειδικά αυτών με τον υψηλότερο βαθμό επιρροής (influence) σε συνάρτηση με τον υψηλότερο βαθμό αντικτύπου (impact) που μπορούν να έχουν στο ζήτημα προς εξέταση. Επιθυμητές επιπλέον παράμετροι στην τελική επιλογή των συμμετεχόντων θα πρέπει να είναι η επίτευξη κάποιας σχετικής ισορροπίας μεταξύ των συμμετεχόντων με διαφορετικά χαρακτηριστικά, καθώς και η επιλογή του κατάλληλου αριθμού συμμετεχόντων, ώστε με βάση τους διαθέσιμους πόρους, να μπορεί να είναι εφικτή και λειτουργική η συμμετοχική διαδικασία που έχει αποφασιστεί να εφαρμοστεί.
Στη δική μας περίπτωση, η τελική επιλογή της ομάδας έργου για τους 15 φορείς που θα συμμετείχαν άμεσα στη συμμετοχική διαδικασία και συγκεκριμένα στην Επιτροπή Συνδιαχείρισης Γυάρου ήταν:
- Υπουργείο Περιβάλλοντος, Ενέργειας και Κλιματικής Αλλαγής
- Υπουργείο Πολιτισμού και Αθλητισμού
- Υπουργείο Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής / Λιμενικό Σώμα
- Αποκεντρωμένη Διοίκηση Αιγαίου
- Περιφέρεια Νοτίου Αιγαίου
- Δήμος Σύρου-Ερμούπολης
- Δήμος Άνδρου
- Αναπτυξιακή Εταιρεία Κυκλάδων
- Σύλλογος Επαγγελματιών Αλιέων Σύρου
- Σύλλογος Επαγγελματιών Αλιέων Άνδρου
- Εμπορικό Επιμελητήριο Κυκλάδων
- Ελληνικό Κέντρο Θαλάσσιων Ερευνών
- Μουσείο Φυσικής Ιστορίας Κρήτης
- MOm/Εταιρεία Μελέτης και Προστασίας Μεσογειακής Φώκιας
- WWF Ελλάς
Επικοινωνία με τους Εμπλεκομένους Φορείς
Κατά την προετοιμασία και πριν την έναρξη μιας συμμετοχικής διαδικασίας απαιτείται η άμεση επικοινωνία με τους φορείς που θα συμμετέχουν, ώστε να είναι σαφή το αντικείμενο και ο στόχος της διαδικασίας, ο ρόλος του κάθε συμμετέχοντα φορέα, οι διεργασίες που θα ακολουθήσουν και το αναμενόμενο αποτέλεσμα.
Στη δική μας περίπτωση, η Ομάδα Έργου, μετά την τελική επιλογή των συμμετεχόντων, ξεκίνησε μια σειρά δια ζώσης επαφών και συναντήσεων με τους φορείς, εξηγώντας το στόχο του ευρύτερου προγράμματος για τη δημιουργία της ΘΠΠ Γυάρου, το σκεπτικό του συμμετοχικού σχεδιασμού της ΘΠΠ, το ρόλο της Επιτροπής Συνδιαχείρισης Γυάρου για τη διαμόρφωση μιας ολοκληρωμένης και κοινά συμφωνημένης πρότασης ζωνών και μέτρων προστασίας και το ρόλο και τις απαιτήσεις για τη συμμετοχή του κάθε φορέα στην Επιτροπή. Αφού ολοκληρώθηκε ο αρχικός κύκλος επαφών, απεστάλη πρόσκληση σε κάθε φορέα, ζητώντας την επίσημη αποδοχή και δέσμευσή του για τη συμμετοχή του στο σχήμα και τον ορισμό του εκπροσώπου και του αναπληρωτή του. Έγινε επίσης σαφές ότι η πρόθεση της Ομάδα Έργου ήταν να συμμετάσχουν ενεργά στις συναντήσεις της Επιτροπής και στις διαδικασίες διαβούλευσης, τόσο ο κύριος εκπρόσωπος όσο και ο αναπληρωτής του κάθε φορέα, ώστε να υπάρχει συνέχεια και συνέπεια στην εκπροσώπηση. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι η Ομάδα Έργου δεν ενεπλάκη στην επιλογή των εκπροσώπων του κάθε φορέα, που ήταν απόλυτα δική του επιλογή.
Οι 15 από τους 16 επιλεγμένους φορείς αποδέχτηκαν την πρόσκληση και όρισαν εκπροσώπους, ενώ μόνο το Υπουργείο Αγροτικής Ανάπτυξης και Τροφίμων αποφάσισε να μην συμμετάσχει επικαλούμενο έλλειψη διαθεσιμότητας ανθρώπινου δυναμικού.
Η όλη διαδικασία ενημερώσεων, προσκλήσεων και αποδοχής εκ μέρους των συμμετεχόντων φορέων, διήρκησε 5 μήνες.
Επιλογή Διαδικασίας & Εργαλείων
Σε κάθε συμμετοχική διαδικασία, τα επιμέρους εργαλεία και τεχνικές που θα χρησιμοποιηθούν πρέπει να επιλεχθούν με ιδιαίτερη προσοχή, ώστε να ανταποκρίνονται στις ανάγκες και στις απαιτήσεις του συγκεκριμένου αντικειμένου, καθώς και στους στόχους της εκάστοτε διαδικασίας και να μπορούν να φέρουν αποτέλεσμα, ενώ, παράλληλα, να είναι κατάλληλα προσαρμοσμένα στα χαρακτηριστικά και την κουλτούρα των συμμετεχόντων φορέων.
Στη δική μας περίπτωση, η Ομάδα Έργου επέλεξε την μακρά σε διάρκεια και δομημένη συμμετοχική διαδικασία των πολλαπλών συναντήσεων της Επιτροπής Συνδιαχείρισης, αφού θεωρήθηκε η πλέον κατάλληλη λόγω της συνθετότητας του στόχου και της δυσκολίας και πολυπλοκότητας του σχεδιασμού της ΘΠΠ Γυάρου, από μια αρκετά μεγάλη σε μέγεθος ομάδα εμπλεκόμενων φορέων.
Τα επιμέρους εργαλεία και οι τεχνικές για τις συναντήσεις της Επιτροπής επιλέχθηκαν σε στενή συνεργασία και υπό την καθοδήγηση της εξωτερικής ειδικής διαμεσολαβήτριας, με βάση τους σταδιακούς στόχους της κάθε συνάντησης και προσαρμόστηκαν στις συνθήκες και στα χαρακτηριστικά των συμμετεχόντων. Σημαντικό είναι να αναφερθεί ότι με δεδομένη τη μεγάλη ανομοιομορφία των συμμετεχόντων φορέων και των εκπροσώπων τους, ιδιαίτερη προσοχή δόθηκε ώστε κάθε εργαλείο ή τεχνική να προσαρμοστεί κατάλληλα ώστε να μην αποκλειστεί κανείς και να μπορεί να συμμετέχουν όλοι ισότιμα. Για το λόγο αυτό, προβλέφθηκε ικανός χρόνος σε κάθε συνάντηση ώστε όλα τα μέλη της Επιτροπής να εξοικειωθούν και να προσαρμοστούν στη χρήση των ποικίλων εργαλείων, που κατά περίπτωση επιλέχθηκαν, για να υποστηρίξουν και να διευκολύνουν τη συμμετοχική επεξεργασία των επιμέρους θεμάτων.
Προετοιμασία Λειτουργίας της Επιτροπής Συνδιαχείρισης
Σε κάθε πρωτοβουλία ή πρόγραμμα που εμπεριέχει ή βασίζεται σε συμμετοχικές διαδικασίες, η κατάλληλη και λεπτομερής προετοιμασία αποτελεί τη βασική και καθοριστική προϋπόθεση που θα θέσει τις βάσεις για την επιτυχημένη υλοποίηση.
Στη δική μας περίπτωση, δόθηκε ιδιαίτερα μεγάλη προσοχή και αφιερώθηκε σημαντικός χρόνος από την Ομάδα Έργου -σε στενή και συνεχή συνεργασία με την εξωτερική διαμεσολαβήτρια- στον λεπτομερή σχεδιασμό της διαδικασίας συνολικά και των κανόνων λειτουργίας της Επιτροπής Συνδιαχείρισης, καθώς και στο πλάνο δράσης και στο χρονοδιάγραμμα για το σύνολο της διαδικασίας διαβούλευσης (για μια περίοδο 2 χρόνων). Ειδικότερα:
- Κανονισμός Λειτουργίας της Επιτροπής: Ο αναλυτικός κανονισμός λειτουργίας διαμορφώθηκε με βασικό στόχο η διαδικασία συζήτησης, διαβούλευσης και αποφάσεων να είναι δομημένη, να προωθεί και να διασφαλίζει την ισότιμη συμμετοχή και συμβολή όλων των μελών, να διασφαλίζει το σεβασμό όλων των απόψεων και να προωθεί τον εποικοδομητικό διάλογο, ενώ παράλληλα να είναι εφικτό να παίρνονται τεκμηριωμένες και κοινά αποδεκτές αποφάσεις.
- Πλάνο Δράσης: Με δεδομένο τον σύνθετο και απαιτητικό στόχο της Επιτροπής, να διαμορφώσει δηλαδή μια ολοκληρωμένη πρόταση ζώνωσης και μέτρων προστασίας για τη δημιουργία της ΘΠΠ Γυάρου που θα διασφαλίζει την αποτελεσματική προστασία της βιοποικιλότητας της περιοχής, με σεβασμό στην ιστορική της αξία και θα προωθεί τη βιώσιμη ανάπτυξη των τοπικών κοινωνιών, η Ομάδα Έργου, σχεδίασε ένα Πλάνο Δράσης για την Επιτροπή, με σαφή επιμέρους στάδια/φάσεις και συγκεκριμένους και επιτεύξιμους επιμέρους στόχους που θα οδηγούσαν στην εκπλήρωση του τελικού στόχου.
Ο στόχος των αρχικών σταδίων ήταν να επιτευχθεί μια κοινή κατανόηση του αντικειμένου και της περιοχής, μεταξύ των μελών της Επιτροπής. Τα μέλη χαρακτηρίζονταν από ποικιλία γνώσεων, εξειδίκευση και ενδιαφέροντα. Έχοντας εξασφαλίσει αυτό, στα επόμενα στάδια η Επιτροπή θα επεξεργαζόταν επιμέρους θέματα που θα αφορούσαν τη διαμόρφωση των μέτρων προστασίας, των δράσεων διαχείρισης και το σχήμα διακυβέρνησης της ΘΠΠ. Στα τελικά στάδια, η Επιτροπή θα διαμόρφωνε την τελική και ολοκληρωμένη πρότασή της για την ίδρυση και λειτουργία της ΘΠΠ και θα εξέταζε την μελλοντική της πορεία.Η σταδιακή εξέλιξη της λειτουργίας της Επιτροπής σχεδιάστηκε με αυτό τον τρόπο και με επιμέρους σταδιακούς στόχους, ώστε να μπορέσει η Ομάδα Έργου να αντιμετωπίσει σε βήματα, τη δυσκολία του όλου εγχειρήματος αλλά και να διαχειριστεί κατάλληλα τις προσδοκίες των μελών της Επιτροπής, αλλά και της ίδιας της ομάδας. - Χρονοδιάγραμμα Εργασιών: Η Ομάδα Έργου, με βάση το Πλάνο Δράσης, διαμόρφωσε και το αντίστοιχο χρονοδιάγραμμα εργασιών της Επιτροπής Συνδιαχείρισης. Με δεδομένη την ανάγκη σταδιακής πορείας των επιμέρους φάσεων και επεξεργασίας των ειδικότερων θεμάτων, προγραμματίστηκαν 6 συναντήσεις της Επιτροπής μέσα σε διάρκεια 25 χρόνων, δηλαδή μια συνάντηση ανά 4-5 μήνες.
Κρίθηκε ότι ένα τέτοιο χρονοδιάγραμμα εργασιών ήταν ρεαλιστικό και εφικτό, λαμβάνοντας υπόψη τις υπόλοιπες υποχρεώσεις των συμμετεχόντων, ενώ παράλληλα η συχνότητα των συναντήσεων ήταν κατάλληλη για να διατηρηθεί μια καλή και σταθερή δυναμική μεταξύ των μελών της Επιτροπής, αφήνοντας ικανές περιόδους μεταξύ των συναντήσεων για επεξεργασία των θεμάτων εντός του κάθε φορέα-μέλους.
Προετοιμασία Συναντήσεων
Η προετοιμασία κάθε συμμετοχικής συνάντησης είναι απαραίτητο να γίνεται έγκαιρα και διεξοδικά και να επενδύεται ικανός χρόνος, εκ των προτέρων, από τους διοργανωτές, ώστε οι συμμετέχοντες να έρχονται σε αυτήν καλά προετοιμασμένοι και έτοιμοι για να συμβάλλουν δομημένα και ουσιαστικά.
Στη δική μας περίπτωση, έχοντας πλέον ως δεδομένα, το Πλάνο Δράσης και το Χρονοδιάγραμμα Εργασιών της Επιτροπής, η Ομάδα Έργου, σε άμεση και συνεχή συνεργασία με τη διαμεσολαβήτρια, προχώρησε, σταδιακά, στον λεπτομερή σχεδιασμό και προετοιμασία της κάθε συνάντησης.
Έτσι, αρκετό διάστημα -2-3 μήνες- πριν από κάθε προγραμματισμένη συνάντηση, η Ομάδα Έργου:
- διαμόρφωνε την ημερήσια διάταξη,
- προσδιόριζε τα αντικείμενα που θα συζητούνταν,
- καθόριζε ποια στελέχη των εταίρων του έργου, ή μέλη της Επιτροπής ή ειδικοί εξωτερικοί καλεσμένοι και σε ποιο συγκεκριμένο αντικείμενο θα παρουσίαζαν στοχευμένες ανά θέμα εισηγήσεις,
- έδινε σαφείς οδηγίες για την έγκαιρη προετοιμασία τους, καθώς και για την προετοιμασία του όποιου υποστηρικτικού ή εποπτικού υλικού.
Επιπρόσθετα, σε συνεργασία με τη διαμεσολαβήτρια, αποφασιζόταν ο κατάλληλος χώρος (μέγεθος, διαρρύθμιση, προσβασιμότητα, κλπ.) για την υλοποίηση της κάθε συνάντησης και πως ακριβώς θα ήταν επιθυμητό να υλοποιηθεί αυτή από πλευράς διαδικασίας. Δηλαδή τι εργαλεία θα χρησιμοποιούνταν για τη συμμετοχική επεξεργασία του κάθε επιμέρους θέματος της ημερήσιας διάταξης, όπως για παράδειγμα καταιγισμός ιδεών (brainstorming), εργασία σε επιμέρους ομάδες, εργασία σε ολομέλεια, ζωγραφική, χαρτογράφηση, κλπ. Με βάση την επιλογή των εργαλείων ανά θέμα, προετοιμαζόταν και το αντίστοιχο υποστηρικτικό υλικό (panels, χάρτες, γραφική ύλη, παιχνίδια, κλπ.).
Διαμόρφωση Κλίματος Εμπιστοσύνης στη Διαδικασία και στους Συμμετέχοντες
Μια από τις πιο σημαντικές παραμέτρους για την επιτυχία μιας συμμετοχικής διαδικασίας είναι η διαμόρφωση κλίματος εμπιστοσύνης μεταξύ των διοργανωτών και των συμμετεχόντων σε αυτήν. Αυτό είναι κάτι που δεν εξασφαλίζεται εκ των προτέρων, αλλά μπορεί και πρέπει να επιτευχθεί σταδιακά: μέσω του τρόπου που θα διεξαχθούν οι ίδιες οι διαδικασίες, μέσω της συμβολής εξειδικευμένων εξωτερικών συνεργατών, αλλά και μέσω του σταδιακού χτισίματος διαπροσωπικών σχέσεων μεταξύ των συμμετεχόντων και της Ομάδας Έργου.
Στη δική μας περίπτωση, καθοριστικό ρόλο στη διαμόρφωση κλίματος εμπιστοσύνης εντός της Επιτροπής Συνδιαχείρισης, ήταν η επιλογή να υπάρχει ένας εξειδικευμένος εξωτερικός συνεργάτης με το ρόλο του διευκολυντή (facilitator) και διαμεσολαβητή (mediator), καθώς και η διαμόρφωση του Κανονισμού Λειτουργίας, που διασφάλισε την ισοτιμία και το σεβασμό των μελών και των απόψεών τους.
Κρίσιμο ρόλο έπαιξε, επίσης, το γεγονός ότι στον Κανονισμό Λειτουργίας υπήρξε η πρόβλεψη οι αποφάσεις να λαμβάνονται με ομοφωνία. Η δυνατότητα άσκησης veto από οποιοδήποτε μέλος, συμπληρώθηκε στον Κανονισμό μετά από ιδιαίτερα εύστοχη πρόταση του Γενικού Γραμματέα της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Αιγαίου, με την υποχρέωση να κατατίθεται, παράλληλα, μια εναλλακτική πρόταση προς συζήτηση. Η εισήγηση αυτή ήταν ιδιαίτερα σημαντική αφού έκανε τους συμμετέχοντες να νιώθουν πιο «ασφαλείς», αφού έτσι είχαν μια «δικλείδα ασφαλείας», που τους έδινε τη δυνατότητα να αποτρέψουν την προώθηση μιας πρότασης με την οποία ήταν απόλυτα αντίθετοι, αλλά παράλληλα τους δημιουργούσε την υποχρέωση να είναι εποικοδομητικοί και να καταθέτουν εναλλακτικές προτάσεις.
Αν και συχνά δεν δίνεται η πρέπουσα σημασία στο ρόλο που έχει η άτυπη διάδραση μεταξύ των συμμετεχόντων, στην περίπτωσή μας ιδιαίτερα σημαντικό ρόλο έπαιξαν στο σταδιακό χτίσιμο των σχέσεων μεταξύ των μελών οι ευκαιρίες που δόθηκαν για πιο χαλαρή επαφή και διάδραση, εκτός των συναντήσεων της Επιτροπής Συνδιαχείρισης. Στα δείπνα που είχαν οργανωθεί για όλους τους συμμετέχοντες ή στα διαλείμματα για καφέ, οι πιο άτυπες συζητήσεις και η χαλαρή επαφή μεταξύ των μελών, αποδείχτηκαν καθοριστικές για το σταδιακό χτίσιμο διαπροσωπικών σχέσεων.
Υλοποίηση Συναντήσεων
Η υλοποίηση των συμμετοχικών διαδικασιών, πέρα από την όποια προετοιμασία έχει προηγηθεί, αποτελεί μια ιδιαίτερα απαιτητική και δύσκολη διαδικασία, που για να είναι αποτελεσματική χρειάζεται η ομάδα που συντονίζει την υλοποίηση να λειτουργήσει δομημένα, στοχευμένα και προσηλωμένα ως προς το στόχο, διευκολυντικά και υποστηρικτικά ως προς τους συμμετέχοντες και να επιδεικνύει αμεσότητα, προσαρμοστικότητα και ειλικρίνεια, τηρώντας τους κανόνες ισοτιμίας και διαφάνειας.
Στη δική μας περίπτωση, η Ομάδα Έργου, σε ιδιαίτερα στενή και συνεχή συνεργασία με την εξωτερική ειδική διαμεσολαβήτρια, οργάνωσε, συντόνισε και υλοποίησε ιδιαίτερα πετυχημένα 6 διαδοχικές συναντήσεις της Επιτροπής Συνδιαχείρισης Γυάρου σε διάστημα 2 περίπου χρόνων (Απρίλιος 2016 – Μάρτιος 2018).
Καθοριστικοί παράγοντες για την επιτυχή υλοποίηση όλων των συναντήσεων ήταν ότι σε μεγάλο βαθμό οι συναντήσεις:
- ήταν καλά προετοιμασμένες και οργανωμένες με σαφή ατζέντα και στόχευση,
- υλοποιήθηκαν στον κατάλληλο χώρο, με κατάλληλη διαρρύθμιση που βοήθησε τους συμμετέχοντες να νοιώθουν άνετα,
- υπήρξε καλή παροχή και ροή πληροφορίας (παρουσιάσεις, εισηγήσεις, υποστηρικτικό υλικό) και με κατάλληλο τρόπο, ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να έχουν πλήρη εικόνα των θεμάτων,
- τηρήθηκαν οι κανόνες λειτουργίας που είχαν συμφωνηθεί, οι οποίοι διευκόλυναν τον ισότιμο και ανοιχτό διάλογο,
- όταν προέκυψε, αναδείχθηκαν αντιθέσεις ή/και συγκρούσεις σε επιμέρους θέματα και υπήρξε εποικοδομητικός διάλογος, επεξεργασία και εξέταση εναλλακτικών και εύρεση και τεκμηρίωση συμβιβαστικών λύσεων,
- τηρήθηκαν οι κανόνες διαφάνειας εντός της Επιτροπής και
- υπήρξε συνεχής διάχυση πληροφορίας επί της πορείας και των αποτελεσμάτων των εργασιών της Επιτροπής.
Έτσι, μετά από αυτή τη μακρά και απαιτητική πορεία και συμμετοχική διαδικασία, η Επιτροπή κατάφερε να πάρει μια σειρά ομόφωνων αποφάσεων και να διαμορφώσει τελικά μια ολοκληρωμένη και κοινά συμφωνημένη αναλυτική πρόταση για τη δημιουργία της ΘΠΠ Γυάρου, με λεπτομερείς επιμέρους προτάσεις για τη ζώνωση, τα μέτρα προστασίας, διαχείρισης και ανάδειξης της περιοχής, καθώς και για τη μετέπειτα διακυβέρνηση και διαχείρισή της.
Εκτίμηση και Διαχείριση Προσδοκιών
Τόσο οι διοργανωτές όσο και οι συμμετέχοντες σε μια συμμετοχική διαδικασία, είναι φυσικό και ανθρώπινο να διαμορφώνουν και να διατηρούν προσδοκίες, τόσο ως προς την ίδια τη διαδικασία, αλλά ιδιαίτερα, ως προς το αποτέλεσμα και την επίτευξη των στόχων που έχουν τεθεί για αυτήν. Οι διοργανωτές όμως θα πρέπει να διασφαλίσουν ότι οι προσδοκίες, τόσο οι δικές τους, όσο και του κάθε συμμετέχοντος φορέα, δεν θα αποκλίνουν σημαντικά και ότι θα παραμείνουν ρεαλιστικές και μέσα στο πλαίσιο που τέθηκαν κατά την έναρξη ή/και στην πορεία της συμμετοχικής διαδικασίας.
Συχνά το θέμα των προσδοκιών δεν αντιμετωπίζεται με τη δέουσα προσοχή, με αποτέλεσμα να δημιουργούνται παρανοήσεις, συγκρούσεις ή ρήξεις μεταξύ των συμμετεχόντων ή/και με τους διοργανωτές. Έτσι μπορεί μια καλά υλοποιημένη συμμετοχική διαδικασία να θεωρηθεί αποτυχημένη από κάποιους συμμετέχοντες, ακόμα και αν πέτυχε τους στόχους της, γιατί είχαν άλλες προσδοκίες επί της ίδιας της διαδικασίας ή ανέμεναν ένα διαφορετικό αποτέλεσμα.
Στη δική μας περίπτωση, δόθηκε ιδιαίτερη σημασία και προσοχή σε όλα τα στάδια της συμμετοχικής διαδικασίας, ώστε οι προσδοκίες των συμμετεχόντων να είναι ρεαλιστικές και σχετικά κοινές και εναρμονισμένες μεταξύ τους και να παραμείνουν έτσι στην πορεία της λειτουργίας της Επιτροπής Συνδιαχείρισης, που διήρκησε για σχεδόν 2 χρόνια.
Αυτό επετεύχθη με σαφείς και επαναλαμβανόμενες αναφορές στον τελικό στόχο, τον ρόλο και το επιθυμητό αποτέλεσμα της Επιτροπής, καθώς και στο ρόλο και στην ευθύνη κάθε μέλους της, τόσο κατά τις αρχικές συζητήσεις με τους φορείς που προσκλήθηκαν να συμμετάσχουν, όσο και σε κάθε συνεδρίαση της Επιτροπής. Κρίσιμο ρόλο στην διαμόρφωση ξεκάθαρων και σαφώς προσδιορισμένων στόχων, οπότε κατ’ επέκταση των προσδοκιών, έπαιξε η αναλυτική συζήτηση, αποσαφήνιση και συμφωνία στην πρώτη συνεδρίαση της Επιτροπής, για το πλάνο εργασιών και για τους επιμέρους σταδιακούς στόχων του κάθε βήματος, καθώς και του τελικού στόχου και των αναμενόμενων αποτελεσμάτων της όλης συμμετοχικής διαδικασίας.
Χαρακτηριστική φράση που χρησιμοποιήθηκε προς τα μέλη για την εκτίμηση της επίτευξης των στόχων και των προσδοκιών τους της ήταν ότι:
«Κάθε απόφαση που θα παρθεί ομόφωνα από την Επιτροπή, για να είναι η κατάλληλη και η βέλτιστη δυνατή, θα πρέπει να μας ικανοποιεί ιδιαίτερα όλους, αλλά παράλληλα να αφήνει κάθε ένα από εμάς λίγο δυσαρεστημένους, αφού θα είναι αποτέλεσμα ενός δημιουργικού συμβιβασμού, χάριν του ευρύτερου και συνολικού στόχου».
Ιδιαίτερα χρήσιμο εργαλείο για να εκτιμηθεί αν οι προσδοκίες κάποιων μελών απόκλιναν ήταν η συζήτηση της πορείας σε σχέση με το Πλάνο Δράσης και με την επίτευξη των σταδιακών στόχων που είχαν τεθεί σε κάθε συνάντηση, καθώς και οι επιμέρους αξιολογήσεις της πορείας από τα μέλη μετά από κάθε συνάντηση. Επιπρόσθετα, η διαμεσολαβήτρια, μετά από κάθε συνάντηση, ερχόταν σε απευθείας επικοινωνία με τα μέλη, ώστε να διαπιστώσει αν ανέκυπτε κάποιο θέμα και να συζητηθεί περαιτέρω από τους διοργανωτές, είτε κατ’ ιδίαν, είτε στην ολομέλεια της Επιτροπής.
Διαφάνεια και Επικοινωνία με τους Συμμετέχοντες και τους Ενδιαφερόμενους Φορείς
Η τακτική ενημέρωση των συμμετεχόντων, εμπλεκόμενων φορέων σε μια συμμετοχική διαδικασία που υλοποιείται στο πλαίσιο μιας ευρύτερης πρωτοβουλίας ή προγράμματος, τόσο πριν την έναρξή της, όσο κατά τη διάρκεια, αλλά και μετά το πέρας αυτής, είναι σημαντική, αφού διασφαλίζει ότι οι εξελίξεις της πρωτοβουλίας, που πιθανόν να επηρεάζουν την ίδια τη συμμετοχική διαδικασία, είναι γνωστές σε όλους. Έτσι αποφεύγονται ασάφειες ή παραπληροφόρηση και εξασφαλίζεται ότι οι συμμετέχοντες στη διαδικασία έχουν γνώση των εξελίξεων και δεν θα αισθανθούν αμήχανοι ή θα αιφνιδιαστούν από αυτές, επηρεάζοντας αρνητικά τη συμμετοχή τους και τη στάση τους κατά τη συμμετοχική διαδικασία.
Παράλληλα, είναι σημαντικό μια συμμετοχική διαδικασία που αφορά ένα αντικείμενο που ενδιαφέρει μια πληθώρα φορέων, οι οποίοι όμως δεν συμμετέχουν όλοι σε αυτήν, να διέπεται από κανόνες διαφάνειας και οι διεργασίες και τα αποτελέσματά της να δημοσιοποιούνται, ώστε να είναι γνωστά σε όλους και να δίνεται η ευκαιρία σε όποιον φορέα επιθυμεί να μπορεί να αντιδράσει ή/και να παρέμβει σε αυτήν.
Στη δική μας περίπτωση, λόγω της σημασίας, του σύνθετου και ευαίσθητου αντικειμένου και των στόχων της συμμετοχικής διαδικασίας για τους εμπλεκόμενους φορείς, εξαρχής είχαμε προβλέψει μια σειρά από επικοινωνιακές ενέργειες που στόχο είχαν, καταρχάς, οι συμμετέχοντες φορείς να ενημερώνονται τακτικά για τις εξελίξεις της ευρύτερης πρωτοβουλίας. Η Ομάδα Έργου που είχε την ευθύνη της όλης διαδικασίας, σε συνεργασία με τη γραμματεία της Επιτροπής, πέρα από την ενημέρωση που παρείχε σε κάθε συνάντηση για τις εξελίξεις της ευρύτερης πρωτοβουλίας, απέστελλε στους εκπροσώπους των φορέων που συμμετείχαν, τακτικές γραπτές ενημερώσεις για την πρόοδο της πρωτοβουλίας ή/και τους παρέπεμπε στην ιστοσελίδα του ευρύτερου προγράμματος, όπου αναρτούσε σημαντικές ανακοινώσεις και νέα.
Επιπρόσθετα, οι εργασίες και τα αποτελέσματα της Επιτροπής Συνδιαχείρισης ήταν ανοικτές, προσβάσιμες και διαφανείς στους υπόλοιπους ενδιαφερόμενους φορείς που δεν συμμετείχαν άμεσα σε αυτήν. Για τον λόγο αυτό, πριν από κάθε συνάντηση της Επιτροπής, ένα Δελτίου Τύπου με τα θέματα προς συζήτηση και απόφαση αποστέλλονταν στα τοπικά και περιφερειακά μέσα μαζικής ενημέρωσης (ΜΜΕ) και αναρτιόταν στην ιστοσελίδα της πρωτοβουλίας. Αντίστοιχα, μετά από κάθε συνάντηση, ένα Δελτίο Τύπου με τη σύνοψη αυτών που είχαν συζητηθεί και αποφασιστεί, διαχέονταν και δημοσιοποιούνταν στα ΜΜΕ και στην ιστοσελίδα της πρωτοβουλίας.
Αποτιμώντας τη συνολική αποτελεσματικότητα των ενεργειών ενημέρωσης, καταλήγουμε ότι θα ήταν χρήσιμο να έχουμε δώσει μεγαλύτερη έμφαση και να είχαμε επενδύσει ακόμα περισσότερο στο να ενημερώνουμε, πιο ενεργά, την ευρύτερη κοινωνία των γειτονικών νησιών. Φάνηκε ότι, ενώ υπήρχε συνεχής παροχή πληροφοριών και ενημέρωσης, μέσω των διαδικτυακών εργαλείων της πρωτοβουλίας και μέσω των ΜΜΕ, αυτή δεν ήταν ικανή να περιορίσει, πλήρως και αποτελεσματικά, την παραπληροφόρηση και τις αμφιβολίες των ενδιαφερόμενων φορέων για τις διεργασίες και τα αποτελέσματα της Επιτροπής Συνδιαχείρισης, καθώς και της ίδιας της συμμετοχικής διαδικασίας.
Αξιολόγηση
Η αξιολόγηση κάθε συμμετοχικής διαδικασίας αποτελεί μια κρίσιμη φάση για τη μέτρηση της αποτελεσματικότητας του εγχειρήματος, την αποτύπωση των αποτελεσμάτων της και την τεκμηρίωση καλών πρακτικών. Στον κύκλο ανάπτυξης και υλοποίησης κάθε προγράμματος, η αξιολόγηση της πορείας του, από πλευράς αποδοτικότητας (efficiency), αλλά κυρίως από πλευράς αποτελεσματικότητας (effectiveness), ως προς την επίτευξη των στόχων του, είναι μια βασική και αναγκαία διαδικασία. Μέσω του τακτικού ελέγχου και της αξιολόγησης, ως προς τα αποτελέσματα, τον προϋπολογισμό που δαπανήθηκε, τις αλλαγές στην εξωτερική κατάσταση και τους κινδύνους ή τις ευκαιρίες που εμφανίζονται, δίνεται η δυνατότητα, στην ομάδα που συντονίζει το πρόγραμμα, να λάβει προσαρμοστικές αποφάσεις και να αναπροσαρμόσει τις ενέργειές της, ώστε να μεγιστοποιήσει τα αποτελέσματα (adaptive management). Καθοριστική σημασία έχει το πλάνο, ο χρονισμός και η τακτικότητα. Επιπλέον, η διαδικασία και τα κριτήρια αξιολόγησης πρέπει να διαμορφώνονται, εκ των προτέρων, να συζητιούνται και να συμφωνούνται με τους συμμετέχοντες, πριν ξεκινήσει η υλοποίηση των όποιων συμμετοχικών διαδικασιών. Έτσι, διασφαλίζεται η αξιοπιστία της διαδικασίας αξιολόγησης, τόσο από τους ίδιους τους συμμετέχοντες, όσο και από άλλους εμπλεκόμενους που τους ενδιαφέρει να παρακολουθήσουν την πορεία και τα αποτελέσματα των συμμετοχικών διαδικασιών. Υπάρχει πληθώρα μεθοδολογιών και εργαλείων αξιολόγησης συμμετοχικών διαδικασιών στη διεθνή βιβλιογραφία που μπορεί να χρησιμοποιηθούν (κάποια παρατίθενται παρακάτω).
Στη δική μας περίπτωση, η αξιολόγηση των συμμετοχικών διαδικασιών που ακολουθήθηκαν κατά το σχεδιασμό της ΘΠΠ Γυάρου, και ειδικά η αξιολόγηση της λειτουργίας της Επιτροπής Συνδιαχείρισης, ήταν τακτική και συνεχής καθ’ όλη τη διάρκεια της πορείας της και βασίστηκε σε συγκεκριμένα ερωτηματολόγια, με ανοικτές και κλειστές ερωτήσεις, όπου καταγράφονταν οι απόψεις των μελών της Επιτροπής μετά από κάθε συνάντηση.
Κατά την αρχική συνεδρίαση της Επιτροπής συζητήθηκαν και συμφωνήθηκαν τα κριτήρια και οι δείκτες αξιολόγησης, που αφορούσαν την αποδοτικότητα, την αποτελεσματικότητα αλλά και τον αντίκτυπο της όλης διαδικασίας. Συμφωνήθηκε, επιπρόσθετα, να δοθεί έμφαση στην αξιολόγηση της ενεργής συμμετοχής των μελών στις συνεδριάσεις, στη διαδικασία λήψης αποφάσεων και στα αποτελέσματα και την αξιοπιστία της λειτουργίας της Επιτροπής, στην τήρηση των αρχών διαφάνειας, ισοτιμίας και συμπερίληψης και στο σεβασμό όλων των απόψεων.
Η συνεχής και επαναλαμβανόμενη αξιολόγηση ήταν εξαιρετικά χρήσιμη στην Ομάδα Έργου. Τα αποτελέσματα της αξιολόγησης, μετά από κάθε συνάντηση της Επιτροπής, αναλύονταν και συζητούνταν από την Ομάδα Έργου πριν από την επόμενη συνάντηση της Επιτροπής. Έτσι, η Ομάδα είχε τη δυνατότητα να εκτιμήσει τι λειτουργεί καλά στην όλη διαδικασία και τι απαιτείται να αλλάξει ή να βελτιωθεί, ώστε να μπορεί να κάνει διορθωτικές κινήσεις στις επόμενες συναντήσεις και, αν χρειάζεται, να αλλάξει ο ρυθμός και η πορεία που είχε αρχικά σχεδιαστεί και συμφωνηθεί.
Επιπρόσθετα, μετά την ολοκλήρωση του έργου της Επιτροπής, πραγματοποιήθηκε μια συνολική αξιολόγηση, από την ανεξάρτητη διαμεσολαβήτρια, σε μια ειδική συνεδρία με τα μέλη της Επιτροπής, με βάση μια σειρά από κριτήρια που είχαν συμφωνηθεί, εκ των προτέρων, με τα μέλη της Επιτροπής.
Συμπληρωματικά, έγινε και μια σειρά εις βάθος συνεντεύξεων με επιλεγμένα μέλη, όπου καταγράφηκαν, σε μεγαλύτερη λεπτομέρεια, οι απόψεις για την αποτελεσματικότητα της όλης συμμετοχικής διαδικασίας. Τα συμπεράσματα της συνολικής αξιολόγησης καταγράφηκαν και παρουσιάστηκαν σε μια ειδική αναφορά ή οποία απεστάλη σε όλα τα μέλη και ήταν διαθέσιμη σε κάθε ενδιαφερόμενο. Μέσω αυτής της διαδικασίας καταγράφηκαν τα επιτεύγματα, οι προκλήσεις και οι κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας, δημιουργώντας τη βάση για τη βελτιστοποίηση παρόμοιων διεργασιών για την πιθανή αναπαραγωγή τους σε άλλες αντίστοιχες συμμετοχικές διαδικασίες.